Por meio da Instrução Normativa nº 25 publicada no Diário Oficial nesta terça-feira, 2 de agosto, o Tribunal de Contas de Mato Grosso do Sul adota medidas que vão garantir melhorias na gestão e controle dos processos em tramitação nas Divisões de Fiscalização.

A medida advém da necessidade de implementar procedimentos de gestão e controle de processos nas Divisões de Fiscalização, de modo a aperfeiçoar as metas a serem alcançadas e concretizar os resultados institucionais, conforme o planejamento das ações de Controle Externo.

O TCE-MS quer impulsionar a racionalização dos procedimentos de gestão de processos objetivando promover a redução do estoque, agilizar a instrução e concretizar a eficiência nas decisões institucionais.

Também com a implementação das medidas de gestão de processos, a Corte de Contas vai colocar em prática o princípio da amostragem intencional não probabilística, a partir de critérios que possibilitem determinar uma amostra satisfatória para as necessidades do acompanhamento e avaliação da eficiência dos procedimentos de distribuição, análise e tramitação dos processos.

A Instrução considerou ainda que as atividades finalísticas do Tribunal devem estar assentadas em critérios de oportunidade, materialidade, relevância e risco para escolha do instrumento de fiscalização mais adequado à efetivação dos atos, medidas e ações para atingir a eficácia do controle externo.

Segundo a publicação, as ações para implementar celeridade e manter controle continuado do estoque de processos para o cumprimento do Plano de Diretrizes do Controle Externo (PDCE) e do Plano Anual de Fiscalização (PAF) serão de responsabilidade das Divisões de Fiscalização.

À Secretaria de Controle Externo caberá a responsabilidade de acompanhar e monitorar a concretização das diretrizes e o desempenho do PDCE e do PAF que deverão ter as informações disponibilizadas para avaliação do desenvolvimento e da execução das ações programadas.

Os processos distribuídos às Divisões de Fiscalização passarão a ser divididos em 3 categorias – fiscalização, instrução e remanescentes, devendo os dois primeiros serem priorizados para dar cumprimento do PDCE e ao PAF.

A instrução normativa ainda destaca as matrizes de referência, que são as diretrizes formuladas pelas Divisões de Fiscalização com padrões e critérios uniformes e simplificados por meio de um escopo previamente definido.

Para imprimir a celeridade nas instruções processuais, as Divisões de Fiscalização deverão tomar providências concretas e fomentar boas práticas como manifestações técnicas objetivas e claras, observar o escopo delineado nas matrizes de referência, utilizar de evidências apropriadas e suficientes, entre outros.

Por fim, a instrução normativa destaca que os estoques de processos que forem classificados nas categorias fiscalização e instrução deverão ser concluídos até o mês de dezembro do último ano de vigência do PDCE e no último mês de referência do PAF.